Sähköpostien toimittaminen oikeasti vastaanottajan postilaatikon saapuneisiin roskapostikansion sijasta ei tapahdu automaattisesti. Mikään ei ole turhauttavampaa, kuin esimerkiksi ostaa tuote verkkokaupasta ja sen jälkeen kaivella vahvistusta roskaposteista. Tai omakohtaisena esimerkkinä lähettää rakennusprojektista tarjouspyyntö kotisivulla olevalla lomakkeella…ja tutkailla roskapostikansiosta (oikean runsaan roskakasan keskeltä) onko siellä tarjouspyyntöön vastausta. Roskapostikansiokin on vielä lievempi vaihtoehto siitä, että vastaanottajan palvelin estää kokonaan postisi saapumisen perille.
Yleisimmät sähköpostipalvelujen toimittajat ovat: Gmail, Outlook (Microsoft) ja Yahoo. Nämä palvelut joutuvat jatkuvasti tarkkailemaan saapuvia sähköpostiviestejä ja arvioimaan kuuluvatko ne saapuneisiin, roskapostiin, mainoksiin vai johonkin muuhun valmiiksi lajiteltuun kansioon.
Saadaksesi omat ja sivuiltasi lähtevät automaattiviestit, kuten esimerkiksi tilausvahvistukset jne., perille vastaanottajan saapuneet-kansioon, pitää lähettävän verkkotunnuksen maineen olla kunnossa ja kaikki tarvittavat turvallisuusvarmenteet asennettuina. Nämä asiat kannattaa hoitaa kuntoon alusta asti, ennen kuin huomataan ongelmia sähköpostien toimittamisessa.
Kotisivujen lähettämät sähköpostit saadaan luotettavasti vastaanottajan saapuneet-kansioon, kun kotisivusi ja verkkotunnuksesi lähettää viestit SMTP:n kautta WordPressin oletuslähetystavan (PHP) sijasta. Kotisivujen viesteille on kannattavaa käyttää luotettavaa SMTP-lähetyspalvelua, kuten SendGridiä, jonka päätoimiala on sähköpostien toimittaminen. Ylläpito- ja kehityssopimuksillemme kuuluu SendGridin API-yhteyden kautta toimiva SMTP-lähetys ilman lisämaksua. Asiakkaillamme ei siis ole ongelmia kotisivuilta lähtevien sähköpostien toimituksen kanssa.
Oman yrityssähköpostisi tarjoajaksi suosittelemme Googlen Workspace (entinen G Suite) -palvelua tai Microsoft 365-palvelua. Niille on mahdollista ja suositeltavaa asentaa kolme erillaista varmennetta, jotka lisäävät omalta verkkotunnukseltasi lähtevien viestien luotettavuutta ja varmistaa sen, että omatkin viestisi pääsevät perille. Suurilla yrityksillä, jotka saavat paljon huijausviestejä ja muuta roskapostia, on erittäin herkät tutkan palvelimillaan viestien tarkastamiselle. Ilman kunnollista taustatyötä Googlen Workspacen tai Office 365:n asentamisessa viestisi eivät välttämättä pääse ollenkaan perille näissä tapauksissa. Sekä Google että Microsoft tarjoavat suhteellisen helpot työkalut SPF, DKIM ja DMARC -varmenteiden ja avainten asentamiseen ja teemme näitä asennuksia säännöllisesti.
Itse sähköpostin sisältö on tietysti myös erittäin tärkeä asia. Luotettavuuden menettämisessä on monta tekijää, joista voit lukea tarkemmin esimerkiksi täältä: linkki. Isoin luotettavuuteen vaikuttava asia on kuitenkin, että vastaanottaja itse merkitsee viestisi roskapostiksi esimerkiksi Outlookissa tai Gmailissa. Kannattaa siis miettiä aina huolellisesti myös yleisessä jakelussa olevien sähköpostien sisältö ja varmistaa, että se toimitetaan vain olennaisille henkilöille.
